gittigidiyor

[Excel ] Excelde Pivot Table (Özet Tablo) Nasıl Yapılır?

mehmetkarahanlı

Aktif Üye
Katılım
17 Eyl 2015
Mesajlar
22,965
Tepkime puanı
48
Puanları
0
Konum
Bursa
Pivot tablo özelliği Excel in insanlığa bir armağanıdır. Binlerce satırdan oluşan bir tabloyu saniyeler içinde 1 sayfa halinde özetlenmiş şekilde sunmaya yarayan pivot tabloyu calismaprensibi.com olarak size en anlaşılır şekilde anlatacağız.
Pivot tabloya geçmeden önce, tablo nasıl hazırlanır bu konuya biraz değinmek istiyoruz, tablo kesinlikle bir mantık ve düzene göre hazırlanmalıdır. Pivot tablo, düzensiz hazırlanmış listeler sevmez ve hatalar verir. Excel listesi hazırlarken kendinize önce şu soruyu sorun, bu bir ne listesi? Malzeme listesi, personel listesi gibi, daha sonra her girdiğiniz verinin bulunduğu sütunun bir başlığı (etiketi) olmalı en üst kısımda. Listeye gireceğiniz her ayrıntı her verinin bir sütunu ve sütun başlığı olmalıdır. Listenizi istediğiniz kadar ayrıntılı hazırlayabilirsiniz bunun için tek yapmanız gereken şey bir sütun açmak ve bu sütuna bir başlık koymaktır. Böylece pivot tablo sizin bütün sorularınıza mükemmel şekilde cevap verebilir.
Pivot tablo hazırlarken en çok dikkat etmeniz gereken şey harf hatası yapmamaktır. Mesela listeye ‘kalem’ olarak yazdığınız bir veriyi her zaman ‘kalem’ olarak yazmalısınız. Kalem, klem, KALEM şeklinde yazacağınız her veriyi pivot tablo başka bir veri olarak algılar ve pivot tabloda ilave bir satır açar. Mesela siz 100 tane kalem aldınız, fakat son 20 adet alımınızı listeye büyük harfle KALEM olarak girdiniz, pivot tabloda 80 adet kalem, 20 adet KALEM görürsünüz, bu istenen bir durum değildir. Bilgisayar sizin neyi kastettiğinizi anlayamaz, siz doğru veriler girerseniz, o da size doğru özet bilgiler verir.
Aşağıda gördüğünüz gibi bir listemiz olsun, bu listenin binlerce satırdan ve binlerce çeşit malzemeden oluştuğunu düşünün, 1 saniye içinde şu soruların cevabını alabilirsiniz,
Temmuz ayında hangi malzemeler alınmış hangi malzemeler satılmış
Mehmet in yaptığı tüm malzeme hareketleri
Şuanda depoda hangi malzemeden nekadar sayıda stok var
Şu tarihler arasında şu marka üründen ne kadar almışız ne kadar satmışız
Şu ürünü hangi birim fiyatlardan kaçar tane almışız, kaçar tane satmışız

Pivot tabloya sorular sorun ve bir Mouse hareketiyle anında cevaplar alın. İstediğiniz raporları yöneticinize çok sırada ulaştırın.
Şimdi pivot tablo adım adım nasıl hazırlanır resimli olarak anlatalım. Aşağıdaki gibi bir listemiz olsun ve bu listeden pivot tablo oluşturalım. Aşağıdaki işlemleri sırayla yapınız.
Üst menüden Veri>>Özet Tablo ve Özet Grafik Raporu na tıklayın, İngilizce kullananlar için Data>>Pivot Table şeklinde tıklayın. Aşağıdaki gibi bir pencere açılacak ileri (next) tıklayın.


Pivot tablomuzu oluşturmaya devam edelim, birinci adımda ‘İleri’ bastıktan sonra aşağıdaki resimde gördüğünüz pencere çıkacaktır. Burada pivot tablonun verileri nereden alacağınız belirtiyoruz. Resimde de görüldüğü gibi Excel genelde otomatik olarak listeyi algılar, eğer algılamazsa ‘aralık’ kısmının sağ tarafında bulunun kırmızı ok bulunan kutucuğa tıklayarak listemizi başlıklarıda kapsayacak şekilde seçiyoruz. Bu kısımda çok önemli bir nokta var, eğer listemize ileri tarihlerde veri girmeye devam edeceksek, veri aralığını seçerken aşağı doğru fazladan satır seçmelisiniz, mesela ilerde bu listeye 1000 satırlık veri daha ekleyebilirsiniz, seçerken 1000 satır aşağıya doğru fareyle seçiniz, eğer bunu yapmazsanız, ilerde listeye gireceğiniz verileri pivot tablo görmeyecektir.

Veri listemizi de seçtikten sonra diğer adıma geçebiliriz. Tekrar ileri (next) butonuna basalım. Aşağıdaki resimde görülen ekran çıkacaktır.

Burada pivot tabloyu nereye koymak istediğimiz soruluyor, yeni çalışma sayfasını seçerseniz, Excel yeni bir sheet (sayfa) açar ve pivot tabloyu buraya yerleştirir. Biz örneğimizde aynı sayfayı seçiyoruz ve yine küçük kutucuğa tıkladıktan sonra fare ile listeni altındaki bir hücreye tıklayarak yeri belirtmiş oluyoruz. Resimde ‘yerleşim’ isminde bir buton olduğunu göreceksiniz, buraya tıklayarak veri yerleşimini yapabilirsiniz fakat biz bu işlemde direkt olarak pivot tablo üzerinden yerleştirme yapacağız, dilerseniz siz bu kısmı kullanabilirsiniz daha sonra.
Artı pivot tablomuzu görmeye hazırız. Son butonun basıyoruz.
Artık pivot tablomuz boş bir şablon halinde hazırlanmış oldu. Aşağıdaki resmi inceleyiniz. Bu kısımda artık pivot tabloyu ihtiyaç duyduğumuz bilgileri en anlaşılır şekilde verecek şekilde düzenleyeceğiz.

Sağ kısımda gördüğünüz ‘Özet Tablo Alan Listesi’ isimli pencerede listemizin başlıklarını görüyorsunuz, şimdi pivot tablo oluşturmanın en önemli ve en zevkli kısmına geldik, bu pencerede bulunan başlıkları pivot tablodaki uygun yerlere yerleştirelim, ‘MALZEME ADI’ isimli öğeyi sol kısımda bulunan ‘satır alanlarını buraya bırakınız’ yazan kısma…’HAREKET TÜRÜ’ isimli öğeyi ‘sütun alanlarını buraya bırakın’ yazan ince kısma… ‘ADET’ isimli öğeyi ‘Veri öğelerini buraya bırakın’ yazan kısma, fare ile sürükleyip bırakın. Sürükleyip bıraktığınız öğeyi yanlış yere bıraktıysanız ya da farklı yere bırakmak istiyorsanız tekrar fare ile tutup öğelerin listesinin bulunduğu pencereye sürükleyip bırakarak geri alabilirsiniz. Denemekten çekinmeyin. Pivot tabloya her sürüklediğiniz öğeye göre pivotun oluştuğunu ve değiştiğini göreceksiniz.
Şimdi pivot tablomuzun yeni haline bir göz atalım.

Pivot tabloyu hazırlamadan önce oluşturduğumuz listemizde ADET sütununa girişleri 5 (+5 yani), çıkışları ise -5 şeklinde girdik, böylece pivot tabloda malzeme stoğumuzu güncel olarak görebiliyoruz. Gördüğünüz gibi her şey bir mantık çerçevesi içinde gerçekleşiyor. Şimdi pivotu anlatmaya devam edelim.
Pivota yerleştirdiğimiz öğelerin kutucuklarında oklar vardır, tıkladığınızda o öğede bulunan tüm veri girişleri liste halinde görülür. Pivot tabloda istediğiniz verilerin özetini bu şekilde seçerek görebilirsiniz. Bir önceki resime bakarsanız ‘sayfa öğelerini buraya bırakın’ yazan pivot alanına hiçbir öğeyi sürüklememiştik. Şimdi buraya AY, MARKA, İŞLEMİ YAPAN KİŞİ isimli öğeleri de sürükleyelim.
Ayrıca TUTAR öğesini de ‘Veri Alanına’ yani daha önceki resimde giriş çıkış adetlerinin görüldüğü büyük alana sürükleyip bırakalım. Böylece aşağıdaki resimde gördüğümüz bir pivot tablomuz olmuş olacak.

Gördüğünüz gibi giriş çıkış adetlerinin altına artık giriş ya da çıkışı yapılan malzemelerin tutarları da eklenmiş oldu. Artık hangi malzemeden kaç tane satılmış ve tutarı ne olmuş bunu tek bir ekranda görebiliyoruz. Pivot en alt kısmında ise genel toplamlar verilmiştir. Pivot tablonun doğru söylediğini listeyi kontrol ederek görebilirsiniz. 1330TL genel toplam girişlerden çıkışların çıkarılmasıyla bulunmuştur. Genel toplam adetler de yine aynı şekilde.
Şimdi pivot tablo ile neler yapabiliriz buna değinelim, diyelim ki size sadece çıkışlar lazım, ozaman pivot tablodaki HAREKET TÜRÜ yazan butonun ok işaretine tıklayın, şuanda tümü seçilidir, siz sadece ÇIKIŞ etiketine tik koyun ve TAMAM a tıklayın. Artık sadece çıkış adetleri ve tutarları görülecektir.
Mesela sadece TEMMUZ ayı verilerini görmek istiyorsunuz, yine aynı şekilde AY öğesine tıklayın ve TEMMUZU seçin. Size sadece temmuz ayının verileri gösterilir.
Mesela Mehmet kaç tane malzeme satmış ve tutarı ne? Yine aynı şekilde İŞLEMİ YAPAN KİŞİ öğesine tıklayın ve sadece MEHMET i seçin ve ardından HAREKET TÜRÜ ne gelin ve sadece ÇIKIŞ etiketine tik koyun. Böylece pivot tablo size MEHMET in sattığı malzemeleri gösterecektir.
Aynı mantıkla hangi markadan hangi ay kaç tane satılmış bunu da görebilirsiniz. Mesela AY öğesinin yerini değiştirelim ve bu öğeyi sağ kısımda bulunan MALZEMELER kısmının üstüne sürükleyelim. Böylece ay bazında malzeme hareketleri özetlenmiş şekilde karşımızda olacaktır. Aşağıdaki resimde bu örneğimizi görebilirsiniz.

Verileri daha iyi anlayabilmek ve kafa karışıklığı olmaması için boyayabilirsiniz. Ayrıca bir önceki resme bakarsanız TUTAR ve ADET verileri aynı formatta yazılıydı ve biraz karmaşık görünüyordu, TUTAR verilerini TL cinsinden belirtmek için fare ile ‘Toplam TUTAR’ yazan hücrenin sol kısmına gelin, imlecin kalın sağ yönlü bir ok haline geldiğini göreceksiniz tam bu anda sol tıklayın, tüm Toplam TUTAR satırlarının mavi ile seçildiğini göreceksiniz, yine hemen sağ tıkladığınızda seçenek penceresi açılacak burada en üstte ‘hücreleri biçimlendir’ tıklayın buradan sayı sekmesinde, kategori den ‘finansal’ ı , Simge den de TL yi seçip tamama tıklayın. Pivot tabloda tüm tutarların TL olduğunu göreceksiniz.
Pivot tablonun daha bir çok pratik özelliği vardır, deneyin, karıştırın. Siz de yeni şeyler keşfedebilirsiniz.
Özetlemek gerekirse hazırladığımız bu pivot tablo sayesinde stoklarımızı, giren çıkan malzemeleri, hangi aylarda hangi malzemeler çıkmış, markaları neler, kimler nekadar malzeme satmış vb verileri tek bir sayfada özet halde görme imkanımız oldu. Bizim örneğimiz anlatım açısından kolay olsun diye küçük bir tablo kullandık fakat gerçekte bu listeler binlerce satırdan oluşur ve bunun değerini o zaman anlarsınız.

Son olarak önemli birkaç not, pivot tablonuzu YENİLEMEYİ unutmayın, eğer sürekli veri girdiğiniz bir listeniz ve bu listeyi kapsayan bir pivotunuz varsa, pivot tablonuzun güncel halini görmek için pivotun üstüne gelip sağ tıklayarak ‘Verileri Yenile’ (refresh) e tıklamanız yeterlidir. Tekrar hatırlatmak gerekirse listenize sürekli yeni veriler giriyorsanız, pivotu oluştururken seçtiğiniz kaynak veri liste alanına alt kısımdan boş satırları da ekleyin yoksa daha sonra girdiğiniz verileri pivot tablo görmez. Ve yine listeye girdiğiniz veriler standart veriler olmalı kelime ve harf hataları pivotta yeni satırlar açılmasına neden olur. Pivot büyük harf küçük harf ayrımı yapar.
 

Bilgi / İnfo

satcafesi.net kar amacı gütmeyen bilgi & paylaşım üzerine kurulu ücretsiz bir forum sitesidir,Üyeler her türlü bilgiyi,dosya,video,resim,vs. önceden onay olmadan paylaşabilmektedir,bunedenle oluşacak herhangi bir illegal paylaşımdan satcafesi sorumluluk almamaktadır,T.CK.na aykırı paylaşım görüldüğünde iletişim kısmından bizlere bildirmenizi rica ederiz.

Yasal Haklar

Foruma gönderilen mesajlardan öncelikle mesaj sahipleri sorumludurlar. Forum yöneticileri başkalarının mesaj veya konularından sorumlu tutulamazlar. Ancak yasal nedenlere bağlı herhangi bir şikayet durumunda, yetkililer bilgilendirildiği takdirde ilgili düzenleme yapılacaktır.
Üst